Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen, omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken. 

Op dit moment is de ambtelijke organisatie ingericht volgens een lijn-staf structuur bestaande uit twee lijnafdelingen waarbij de directe contacten met de inwoners voornamelijk zijn geclusterd binnen de afdeling 'dienstverlening'. De beleid- en beheertaken worden met name verzorgd door de afdeling 'Ontwikkeling, Beleid en Beheer'. In de staf zijn de taken gericht op rechtmatigheid, bestuursondersteuning en bedrijfsvoering ondergebracht. 

Een snel veranderende omgeving is aanleiding voor de organisatie om zich te blijven ontwikkelen en de veranderkracht van de organisatie te versterken. In 2023 is hiervoor door de gehele organisatie een beeld gevormd en middels een werkorganisatie zijn ideeën nader uitgewerkt. De inschatting is dat dit in 2024 zal leiden tot een aanpassing in de organisatiestructuur. 

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en participeren in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij is het uitgangspunt dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.

Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking, ISD Brabantse Wal en de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we in 2020 met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld, om efficiëntie te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. In 2023 worden de bestaande gemeenschappelijke regelingen tegen het licht gehouden vanwege de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarbij wordt ook gekeken naar de meerwaarde van de samenwerking onder meer op het gebied van efficiëntie en effectiviteit.

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2024 zullen we dit overleg continueren en waar gewenst werkwijzen bijstellen. Ondanks positieve financiële resultaten over 2022 en een positieve prognose voor 2023 in gemeente Woensdrecht, staan de structurele financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen en het college wil tijdig verantwoording afleggen, zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig. 

Concern control richt zich op de werking van de gemeentelijke processen en projecten, op de verbetering ervan en op de risico's in de processen. In 2024 zal de focus in de eerste maanden liggen op de controles  en de verantwoording over het jaar 2023 van de rechtmatigheid door burgemeester en wethouders. Over 2023 nemen we een rechtmatigheidsverantwoording  op in de jaarrekening en rapporteren we over de resultaten van de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in deze bedrijfsvoeringsparagraaf. De kaders voor deze verantwoording zijn door de raad vastgesteld op 21 september 2023.

Aan de hand van de resultaten uit de interne controles over 2023 zal bezien worden of en zo ja, welke aanpassingen/uitbreidingen in de uitvoering van de verbijzonderde interne controle noodzakelijk zijn, Met name organisatiebrede onderwerpen zoals inkoop, aanbesteding, subsidies en fiscaliteiten worden specifiek beoordeeld.

Naast reguliere advisering aan bestuur en organisatie blijven de bewaking van de opvolging van wet- en regelgeving en richtlijnen en het vertalen van provinciale regelgeving en overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties de belangrijke aandachtspunten. Ook zal ons proces van fiscale beheersing verder worden geoptimaliseerd door de uitvoering van tussentijdse controles en de uitwerking van een fiscaal toezichtkader. Tenslotte wordt - aan de hand van de bevindingen uit de management letter- het proces van het verbeteren van onze belangrijkste processen vervolgd. 

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kan en zal worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. In het Informatiebeleidsplan 2021-2024 zijn de mogelijkheden geconcretiseerd en vertaald naar een uitvoeringsplan.

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

In een dynamische arbeidsmarkt is de organisatie erin geslaagd om goede en betrokken medewerkers aan te trekken. De zorg voor ons personeel, het werkplezier en ontwikkeling van het talent van onze mensen is onze prioriteit. De nieuwe gesprekscyclus is hiervoor de katalysator.  We bieden onze medewerkers vertrouwen en een gezonde en veilige werkomgeving en zorgen ervoor dat zij over de juiste kennis, vaardigheden en competenties beschikken om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren.  We stimuleren samenwerking en geven onze medewerker de vrijheid om zelf hun werkzaamheden te organiseren. Hierbij zorgen we voor goede kaders, faciliteiten en afspraken.

Ziekteverzuim
We streven ernaar het landelijke gemiddelde voor ziekteverzuim voor gemeenten (ultimo 2022: 6,4% exclusief zwangerschapsverlof) niet te overschrijden.

Integriteit
In 2022 zijn, naast de bestaande externe vertrouwenspersoon, ook twee interne vertrouwenspersonen benoemd om personeel meer ondersteunende mogelijkheden te bieden. Ook in de bestuurlijke gremia staat het onderwerp integriteit op de agenda en is het integriteitsbeleid voor de politiek ambtsdragers herzien. Er zijn bij het tot stand komen van deze begroting geen bijzonderheden te melden.

Geraamde formatie	Totaal FTE
2018	134,00
2019	141,28
2020	135,65
2021	134,01
2022	134,05
2023	135,75
2024	139,05

 

De ambities en opgaven uit het collegewerkprogramma 2022-2026 worden transparant gecommuniceerd. Het is belangrijk om laagdrempelig en tijdig te communiceren over de concrete uitvoering en de effecten ervan op de leefbaarheid in onze gemeente. We zetten hier diverse mediakanalen voor in en hebben oog voor de verschillende doelgroepen. 

Het borgen van de juridische kwaliteit en dienstverlening binnen de organisatie blijft een speerpunt, waarbij de klanten zich welkom, gehoord en goed geholpen voelen en termijnen worden gehaald. Hierbij gaat het om het op professionele en betrouwbare wijze organiseren van de juridische functie binnen de organisatie, het beschrijven en beperken van risico’s op concernniveau en het bieden van maatwerk. Hierbij wordt actief ingezet op de juridische kennis van medewerkers en kwaliteit van producten. Dit doen we door het actueel houden van gemeentelijke wet- en regelgeving, het opstellen van jaarverslagen met bijbehorende aandachtspunten voor de organisatie en (regionale) kennisdeling ten behoeve van de eigen dienstverlening. Hiermee wordt bereikt dat de verschillende vakdisciplines op de hoogte zijn van relevante veranderingen in hun werkgebied  en dit kunnen toepassen in de dagelijkse werkzaamheden waardoor mogelijke risico's worden verminderd. 

Het (juridische) speelveld van de gemeente is uiterst dynamisch. Deze dynamiek zal zich doorgaans niet laten voorspellen, maar er wordt altijd geprobeerd om mogelijke kansen te benutten. Op het gebied van wetgeving is de invoering van de Omgevingswet de grootste (aankomende) opgave voor de gemeente op het niveau van beleid en uitvoering. Er wordt verder gevraagd en ongevraagd advies gegeven over alle (juridische) vragen van het bestuur, de ambtelijke organisatie en klanten van buitenaf. Dit jaar wordt daarnaast aandacht besteed aan de verdere implementatie van de diverse wet- en regeling (Wet open overheid in samenhang met de Wet Elektronische Publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer), het herijken van verschillende verordeningen, het actualiseren van het vastgoedbeleid en de voorbereiding op de nieuwe Wet Markt en Overheid.