Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen, omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken. 

 

Deze lijn-staf structuur bestaat uit twee lijnafdelingen waarbij de directe contacten met de inwoners voornamelijk zijn geclusterd binnen de afdeling 'dienstverlening'. De beleid- en beheertaken worden met name verzorgd door de afdeling 'ontwikkeling, beleid en beheer'. In de staf zijn de taken gericht op rechtmatigheid, bestuursondersteuning en bedrijfsvoering ondergebracht.

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en participeren in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij zijn uitgangspunten dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.

Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking West-Brabant, ISD Brabantse Wal en o.a. de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant en GGD West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we bijvoorbeeld met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld en werkt de gemeente o.a. samen met de BWI en ISD in de integrale toegang om efficiëntie verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. In 2023 en 2024 worden de bestaande gemeenschappelijke regelingen tegen het licht gehouden vanwege de gewijzigde Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Daarbij wordt ook gekeken naar de meerwaarde van de samenwerking onder meer op het gebied van efficiëntie en effectiviteit.

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2023 zullen we dit overleg continueren en waar gewenst werkwijzen bijstellen. Ondanks positieve financiële resultaten over 2022 en een positieve prognose voor 2023 in gemeente Woensdrecht, staan de structurele financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen en het college wil tijdig verantwoording afleggen, zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig. 

Concern control richt zich op de werking van de gemeentelijke processen en projecten en verbetering ervan. In 2022 heeft  de focus gelegen op de uitvoering van de verbijzonderde interne controle, verbetering van organisatie brede onderwerpen zoals inkoop en specifieke  procesverbeteringen. Ook zijn de noodzakelijke (organisatorische) voorbereidingen en documentatie t.b.v. de rechtmatigheidsverklaring van het college B&W, die ingaat op 1 januari 2023, afgerond. Inmiddels is duidelijk wat de consequenties van deze verantwoording zijn voor de materiele processen en de inzet van middelen. Ook in de gemeenteraad nader over de consequenties voor hun rol geïnformeerd. 

Naast reguliere advisering aan bestuur en organisatie blijven opvolging van wet- en regelgeving en richtlijnen en het vertalen van provinciale regelgeving en overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties belangrijke aandachtspunten. Concern control is betrokken geweest bij diverse, veelal qua financiën, omvangrijke projecten. Tenslotte is ons proces van fiscale beheersing verder geoptimaliseerd door uitwerking van een fiscaal toezichtkader.

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kan en zal worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. In het Informatiebeleidsplan 2021-2024 worden de mogelijkheden geconcretiseerd. In 2022 hebben we daarvoor een uitvoeringskalender opgesteld.

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

In 2022 zijn we gestart met een nieuwe gesprekscyclus waarin we onderwerpen als regie over eigen loopbaan, ontwikkeling van medewerker en functie en de onze kernwaarden bespreken. Op deze wijze borgen we de flexibiliteit en ontwikkelkracht van onze organisatie en hebben we aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers.  Dit geeft een goede basis om de organisatie verder te kunnen ontwikkelingen om de dienstverlening aan de inwoners en ondernemers nog verder te optimaliseren. 

Ziekteverzuim
Door onze inzet op verzuimpreventie en een goede verzuimbegeleiding is het verzuimpercentage in 2022 gedaald van 8,6% naar 6,4%.  Hiervan is een groot gedeelte (5%) extra lang verzuim. Hier kunnen we als werkgever niet altijd invloed op uitoefenen. 

Integriteit
Integriteit is een vast gespreksonderwerp in de gesprekken die de leidinggevenden voeren met hun medewerkers. In 2022 zijn, naast de bestaande externe vertrouwenspersoon, ook twee interne vertrouwenspersonen benoemd om personeel meer ondersteuning te kunnen bieden wanneer dit nodig blijkt. Ook in de bestuurlijke gremia staat het onderwerp integriteit op de agenda. Er zijn bij het tot stand komen van deze jaarstukken geen bijzonderheden te melden.

Formatie per 31-12 in jaar	Totaal FTE
2018	134,00
2019	141,28
2020	135,65
2021	134,01
2022	135,40

 

In 2022 hebben we de ambities en opgaven uit het collegewerkprogramma 2022-2026 transparant weergegeven.  De effecten van de concrete uitvoering op de samenleving communiceerden we tijdig en laagdrempelig via diverse kanalen.

Het borgen van de juridische kwaliteit en dienstverlening binnen de organisatie blijft een speerpunt, waarbij de klanten zich welkom, gehoord en goed geholpen voelen. De juridische functies binnen de gemeente zijn verspreid. Enerzijds zijn daar de vakjuristen binnen de diverse teams, anderzijds de juridisch adviseurs binnen team Staf. Daar waar de vakjuristen deskundig zijn op hun vakgebied, zorgen de juridisch adviseurs voor concernbrede juridische kwaliteitszorg in de vorm van advisering van het bestuur en de gehele ambtelijke organisatie, gevraagd en ongevraagd, maar dienen ook als backup voor de vakjuristen. De advisering is breed en richt zich op zowel privaatrechtelijke, politiek-bestuurlijke, beleidsmatige als bestuursrechtelijke vraagstukken. 

Het verbeteren van de juridische kwaliteitszorg is een continu proces en wordt vormgegeven door onder meer het laten plaatsvinden van audits, (regionale en landelijke) kennisdeling en het opstellen van jaarverslagen met daarin opgenomen aanbevelingen om de juridische kwaliteit binnen de gemeente te verbeteren. Daarnaast hebben de juridisch adviseurs een signaalfunctie ten aanzien van nieuwe landelijke regelgeving (bijv. de Omgevingswet en de Wet open overheid) maar ook ten aanzien van de kwaliteit van lokale regelgeving. Tot slot zorgt de behandeling en afdoening van bezwaren en klachten voor een kritische kijk op de interne besluitvorming en biedt waar nodig verbeterpunten ten aanzien van de huidige werkprocessen.