Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen, omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken. 

De organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie is vanuit het inwonersperspectief vormgegeven. Bovenaan staan de dorpen en onze inwoners en ondernemingen. Zij zijn degenen voor wie we onze diensten verlenen. Vervolgens worden de zes teams getoond die zorgen voor de directe dienstverlening aan onze inwoners en ondernemingen. Deze teams worden ondersteund door twee teams die de interne bedrijfsvoering regelen en adviseren en ervoor zorgen dat de teams over de informatie en faciliteiten beschikken die ze nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen verrichten. 

Het management zorgt ervoor dat de randvoorwaarden worden ingevuld waardoor de teams hun werkzaamheden optimaal kunnen verrichten. Zij doen dit door richting te geven en te sturen op het bereiken van de doelen die door de raad en het college zijn geformuleerd. Zij coachen en begeleiden de medewerkers en dagen hen uit zich verder te ontwikkelen. Dit doen zij onder leiding van de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en participeren in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij is het uitgangspunt dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.

Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking, ISD Brabantse Wal en de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we in 2020 met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld, om efficiëntie te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. In 2023 en 2024 zijn de bestaande gemeenschappelijke regelingen tegen het licht gehouden vanwege de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarbij werd ook gekeken naar de meerwaarde van de samenwerking onder meer op het gebied van efficiëntie en effectiviteit.

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2025 zullen we dit overleg continueren en waar gewenst werkwijzen bijstellen. Ondanks positieve financiële resultaten over 2023 en een positieve prognose voor 2025 in gemeente Woensdrecht, staan de structurele financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen en het college wil tijdig verantwoording afleggen, zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig. 

Voornaamste aandachtsgebieden van concern control zijn de werking van de gemeentelijke processen en projecten, de verbetering ervan en risico's in deze processen. In 2025 zal de focus worden gelegd op de controles en de verantwoording. 

Aan de hand van de resultaten uit de interne controles over 2024 zal bekeken worden of en zo ja, welke aanpassingen/uitbreidingen in de uitvoering van de verbijzonderde interne controle noodzakelijk zijn, Naast onderwerpen zoals Wmo, jeugdzorg. inkoop, aanbesteding en belastingen zal ons subsidieproces (zowel gegeven als ontvangen subsidies) nadrukkelijk beoordeeld gaan worden. Met betrekking tot Wmo en jeugdzorg is de doelstelling in 2025 om te komen tot een sluitende controle-aanpak waarin controle-verklaringen van de zorgaanbieders niet meer nodig zijn voor het aantonen van onze prestatieleveringen.

Reguliere advisering aan bestuur en gemeentelijk organisatie, bewaking van de opvolging van wet- en regelgeving en het vertalen van provinciale regelgeving en overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties blijven ook in 2025 belangrijke aandachtspunten. Ons proces van fiscale beheersing zal verder worden geoptimaliseerd door uitwerking van een fiscaal toezichtkader. Tenslotte wordt - aan de hand van de bevindingen uit de management letter- het proces van het verbeteren van onze financieel gezien belangrijkste processen vervolgd. 

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kan en zal worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. 

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

Het vinden, binden en boeien van de juiste medewerkers blijft een uitdaging. Tot op heden slaagt de ambtelijke organisatie nog steeds in om mensen te vinden die een bewuste keus maken om zich voor de gemeente Woensdrecht in te willen zetten. De organisatie biedt hierbij vertrouwen, vrijheid en veiligheid en verwacht dat gewerkt wordt volgens onze kernwaarden: betrokken, dienstbaar, daadkrachtig en eigen wijze. Door nieuwe collega's te verwelkomen met de groet "Welkom in Woensdrecht" symboliseren we het binden en boeien van medewerkers en de wijze waarop we dienstbaar zijn aan de samenleving. We stimuleren de eigen ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van onze mensen (verwelkom jezelf), de samenwerking met collega's en partners binnen het buiten het team (verwelkom elkaar) en de verbinding met  inwoners en ondernemingen zodat iedereen zich welkom en gehoord voelen (verwelkom de ander). 

Ziekteverzuim
We streven ernaar onder het landelijke gemiddelde voor ziekteverzuim voor de sector openbaar bestuur (CBS) (Q1 2024: 6,5% exclusief zwangerschapsverlof) te blijven.

Integriteit
In 2022 zijn, naast de bestaande externe vertrouwenspersoon, ook twee interne vertrouwenspersonen benoemd om personeel meer ondersteunende mogelijkheden te bieden. Ook in de bestuurlijke gremia staat het onderwerp integriteit op de agenda en is het integriteitsbeleid voor de politiek ambtsdragers herzien. De vertrouwenspersonen rapporteren jaarlijks over de gesprekken die gevoerd worden zonder hierbij de vertrouwelijkheid van deze gesprekken te schaden. 

Geraamde formatie	Totaal FTE
2020	135,65
2021	134,01
2022	134,05
2023	135,75
2024	139,05
2025	142,30

 

De ambities en opgaven uit het collegewerkprogramma 2022-2026 worden transparant gecommuniceerd. Het is belangrijk om laagdrempelig en tijdig te communiceren over de concrete uitvoering en de effecten ervan op de leefbaarheid in onze gemeente. We zetten hier diverse mediakanalen voor in en hebben oog voor de verschillende doelgroepen en bijhorende wijze van communiceren.

Het borgen van de juridische kwaliteit en dienstverlening binnen de organisatie blijft een speerpunt, waarbij de klanten zich welkom, gehoord en goed geholpen voelen. Hierbij gaat het om het op professionele en betrouwbare wijze organiseren van de juridische functie binnen de organisatie, het beschrijven en beperken van risico’s op concernniveau en het bieden van maatwerk. Er wordt daarbij actief ingezet op de juridische kennis van medewerkers en kwaliteit van producten. Dit doen we door het organiseren van interne audits, opstellen van jaarverslagen met bijbehorende aandachtspunten en kennisdeling. Hiermee wordt bereikt dat de verschillende vakdisciplines op de hoogte zijn van relevante wet- en regelgeving en de daarbij horende ontwikkelingen en dit kunnen toepassen in de dagelijkse werkzaamheden. 

Het (juridische) speelveld van de gemeente is uiterst dynamisch. Deze dynamiek zal zich doorgaans niet laten voorspellen, maar er wordt altijd geprobeerd om mogelijke kansen te benutten. Op het gebied van wetgeving is de invoering van de Omgevingswet de grootste (aankomende) opgave voor de gemeente op het niveau van beleid en uitvoering. Er wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven over alle juridische onderwerpen van het bestuur, de ambtelijke organisatie en klanten van buitenaf. Juridische procedures worden binnen de daarvoor gestelde termijnen afgehandeld. Als daarvan wordt afgeweken dan is dat in samenspraak met de wederpartij. Daarnaast wordt veel aandacht besteed aan implementatie van de Wet open overheid, (regionale) samenwerkingsrelaties, rechtmatigheidstoetsingen en de ontwikkeling en implementatie van regelgeving.