Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen, omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken. 

 

 

Deze lijn-staf structuur bestaat uit twee lijnafdelingen waarbij de directe contacten met de inwoners voornamelijk zijn geclusterd binnen de afdeling 'dienstverlening'. De beleid- en beheertaken worden met name verzorgd door de afdeling 'ontwikkeling, beleid en beheer'. In de staf zijn de taken gericht op rechtmatigheid, bestuursondersteuning en bedrijfsvoering ondergebracht.

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en participeren in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij zijn uitgangspunten dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.

Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking, ISD Brabantse Wal en de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we in 2020 met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld, om efficiëntie te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. In 2021 is de governance jeugd tegen het licht gehouden opdat ook deze een nog effectievere en efficiëntere samenwerking mogelijk maakt. Daarnaast nemen we afscheid van samenwerkingen wanneer de toegevoegde waarde te beperkt blijkt, zoals dit in 2021 gebeurde met Stichting Samen Werken (SSW).

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2022 zullen we dit continueren. Ondanks positieve financiële resultaten over 2020 en een positieve prognose voor 2021 in gemeente Woensdrecht, staan de financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen, het college wil tijdig verantwoording afleggen zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig.

Concern control richt zich op de werking van de gemeentelijke processen en projecten en op de verbetering ervan. In 2022 zal de focus liggen op organisatiebrede onderwerpen als opvolging van de bevindingen uit de managementletter 2020, de eigen rechtmatigheidsverklaring van het college B&W, die ingaat op 1 januari 2022. Inmiddels is duidelijk wat de consequenties hiervan zijn voor de rol van het college en die van de raad, voor de Verbijzonderde Interne Controle werkzaamheden en de inzet van middelen. In 2022 zullen na twee afzonderlijke aanbestedingsprocedures een nieuwe interne accountant en een nieuwe externe accountant aangesteld worden.

Naast reguliere advisering aan bestuur en organisatie blijven de bewaking van de opvolging van wet- en regelgeving en richtlijnen en het vertalen van provinciale regelgeving alsook overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties belangrijke aandachtspunten. Tenslotte zullen in het kader van de overeenkomst Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht met de belastingdienst de nut en noodzaak bepaald worden van een fiscaal toezichtkader en de gevolgen ervan voor onze organisatie.

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kan en zal worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. In het Informatiebeleidsplan 2021-2024 worden de mogelijkheden geconcretiseerd en vertaald naar een uitvoeringsplan.

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

In 2021 hebben we door het doorlopen van een strategisch personeelsplanningstraject (SPP) een beeld gekregen van de ontwikkelbaarheid van onze medewerkers versus de ontwikkelbehoefte van de organisatie. Het doorlopen traject is heel waardevol gebleken en heeft geleid tot goede gesprekken. Met de uitgevoerde SPP is ook de basis gelegd voor een nieuw ontwikkelde gesprekcyclus. In 2022 starten we met deze gesprekscyclus waarin we onderwerpen als regie over eigen loopbaan, ontwikkeling van medewerker en functie en de onze kernwaarden bespreken. Op deze wijze borgen we de flexibiliteit en ontwikkelkracht van onze organisatie en hebben we aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers.

Ziekteverzuim
We streven ernaar het landelijke gemiddelde voor ziekteverzuim voor gemeenten (5,8% exclusief zwangerschapsverlof) niet te overschrijden.

Integriteit
In 2021 is het integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie vernieuwd. Dit onderwerp maakt deel uit van de gesprekscyclus en krijgt continu aandacht. Ook in de bestuurlijke gremia staat het onderwerp integriteit op de agenda en is de planning om na de raadsverkiezingen ook het beleid voor de politiek ambtsdragers te herzien. Er zijn bij het tot stand komen van deze begroting geen bijzonderheden te melden.

 

Geraamde formatie
Jaar	Totaal FTE
2018	134,00
2019	141,28
2020	135,65
2021	134,01
2022	134,05

Het bestuur en inwoners van Woensdrecht werken samen om in onze gemeente prettig te kunnen leven. Daarbij is transparante en tijdige communicatie in diverse vormen en via diverse media van essentieel belang.

Het borgen van de juridische kwaliteit binnen de organisatie blijft een speerpunt. Hierbij gaat het om het organiseren van de juridische functie binnen de organisatie, het beschrijven en beperken van risico’s en het benutten van kansen. We zetten daarbij actief in op de juridische kwaliteit van medewerkers en producten. Dit doen we door het organiseren van interne audits, trainingen en kennisdeling. 

We bereiden ons voor op de invoering van nieuwe wet- en regelgeving zoals de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet open overheid, de Omgevingswet en de Wijzigingswet Wet gemeenschappelijke regelingen.