Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen, omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken. 

 

 

Deze lijn-staf structuur bestaat uit twee lijnafdelingen waarbij de directe contacten met de inwoners voornamelijk zijn geclusterd binnen de afdeling 'dienstverlening'. De beleid- en beheertaken worden met name verzorgd door de afdeling 'ontwikkeling, beleid en beheer'. In de staf zijn de taken gericht op rechtmatigheid, bestuursondersteuning en bedrijfsvoering ondergebracht.

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en participeren in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij zijn uitgangspunten dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.

Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking, ISD Brabantse Wal en de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we in 2020 met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld, om efficiëntie te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. In 2023 worden de bestaande gemeenschappelijke regelingen tegen het licht gehouden vanwege de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarbij wordt ook gekeken naar de meerwaarde van de samenwerking onder meer op het gebied van efficiëntie en effectiviteit.

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2023 zullen we dit overleg continueren en waar gewenst werkwijzen bijstellen. Ondanks positieve financiële resultaten over 2021 en een positieve prognose voor 2022 in gemeente Woensdrecht, staan de structurele financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen en het college wil tijdig verantwoording afleggen, zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig. 

Concern control richt zich op de werking van de gemeentelijke processen en projecten en op de verbetering ervan. In 2023 zal de focus liggen op de uitvoering van de verbijzonderde interne controle, organisatiebrede onderwerpen zoals inkoop en specifieke  procesverbeteringen. Ook worden de noodzakelijke voorbereidingen en documentatie t.b.v. de rechtmatigheidsverklaring van het college B&W, die ingaat op 1 januari 2023, afgerond. Inmiddels is duidelijk wat de consequenties hiervan zijn voor de materiele processen en de inzet van middelen. 

Naast reguliere advisering aan bestuur en organisatie blijven de bewaking van de opvolging van wet- en regelgeving en richtlijnen en het vertalen van provinciale regelgeving en overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties de belangrijke aandachtspunten. Tenslotte zal ons proces van fiscale beheersing verder worden geoptimaliseerd door de opzet en uitwerking van een fiscaal toezichtkader.

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kan en zal worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. In het Informatiebeleidsplan 2021-2024 worden de mogelijkheden geconcretiseerd en vertaald naar een uitvoeringsplan.

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

In 2022 zijn we gestart met een nieuwe gesprekscyclus waarin we onderwerpen als regie over eigen loopbaan, ontwikkeling van medewerker en functie en de onze kernwaarden bespreken. Op deze wijze borgen we de flexibiliteit en ontwikkelkracht van onze organisatie en hebben we aandacht voor de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers.  Voor de komende vier jaar zullen de inspanningen zich richten op de realisatie van de door het college gestelde doelen. 

Ziekteverzuim
We streven ernaar het landelijke gemiddelde voor ziekteverzuim voor gemeenten (5,8% exclusief zwangerschapsverlof) niet te overschrijden.

Integriteit
In 2021 is het integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie vernieuwd. Dit onderwerp maakt deel uit van de gesprekscyclus en krijgt continu aandacht. In 2022 zijn, naast de bestaande externe vertrouwenspersoon, ook twee interne vertrouwenspersonen benoemd om personeel meer ondersteunende mogelijkheden te bieden. Ook in de bestuurlijke gremia staat het onderwerp integriteit op de agenda en is de planning om het integriteitsbeleid voor de politiek ambtsdragers te herzien. Er zijn bij het tot stand komen van deze begroting geen bijzonderheden te melden.

Geraamde formatie	Totaal FTE
2018	134,00
2019	141,28
2020	135,65
2021	134,01
2022	134,05
2023	135,75

 

De ambities en opgaven uit het collegewerkprogramma 2022-2026 moeten transparant gecommuniceerd worden. Het is belangrijk om laagdrempelig en tijdig te communiceren over de concrete uitvoering en de effecten ervan op de leefbaarheid in onze gemeente. We zetten hier diverse media voor in en hebben oog voor de verschillende doelgroepen. 

Het borgen van de juridische kwaliteit en dienstverlening binnen de organisatie blijft een speerpunt, waarbij de klanten zich welkom, gehoord en goed geholpen voelen. Hierbij gaat het om het op professionele en betrouwbare wijze organiseren van de juridische functie binnen de organisatie, het beschrijven en beperken van risico’s op concernniveau en het bieden van maatwerk. Er wordt daarbij actief ingezet op de juridische kennis van medewerkers en kwaliteit van producten. Dit doen we door het organiseren van interne audits, opstellen van jaarverslagen met bijbehorende aandachtspunten en kennisdeling. Hiermee wordt bereikt dat de verschillende vakdisciplines op de hoogte zijn van relevante wet- en regelgeving en de daarbij horende ontwikkelingen en dit kunnen toepassen in de dagelijkse werkzaamheden. 

Het (juridische) speelveld van de gemeente is uiterst dynamisch. Deze dynamiek zal zich doorgaans niet laten voorspellen, maar er wordt altijd geprobeerd om mogelijke kansen te benutten. Op het gebied van wetgeving is de invoering van de Omgevingswet de grootste (aankomende) opgave voor de gemeente op het niveau van beleid en uitvoering. Er wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven over alle juridische onderwerpen van het bestuur, de ambtelijke organisatie en klanten van buitenaf. Juridische procedures worden binnen de daarvoor gestelde termijnen afgehandeld. Als daarvan wordt afgeweken dan is dat in samenspraak met de wederpartij. Daarnaast wordt veel aandacht besteed aan implementatie van de Wet open overheid, (regionale) samenwerkingsrelaties, rechtmatigheidstoetsingen en de ontwikkeling en implementatie van regelgeving.