Invoering rechtmatigheidsverantwoording
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf verslagjaar 2023 verschuift de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties van de externe accountant naar het college van burgemeester en wethouders (hierna: college). De accountant geeft vanaf verslagjaar 2023 alleen nog een oordeel over:
• de getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
• de rechtmatigheid over de baten, lasten en balansmutaties die samenhangen met de Sisa-verantwoording.
Aanpak verantwoording onrechtmatigheden
Het college van burgemeester en wethouders legt vanaf verslagjaar 2023 door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Aanvullend daarop wordt in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op fouten en onzekerheden boven de door de raad bepaalde rapportagegrens. De rapportagegrens is in artikel 10 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023 vastgelegd en bedraagt € 50.000,-.
Dit is een afspraak waarbij de raad aangeeft boven welke rapporteringsgrens het college geconstateerde tekortkomingen in de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering moet toelichten.
Verantwoording onrechtmatigheden
Navolgend is de toelichting opgenomen op alle afwijkingen die in de rechtmatigheids-verantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium – beschrijving begrotingsonrechtmatigheid
In de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023 hebben raad en college afspraken gemaakt welke begrotingsonrechtmatigheden nog moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
In artikel 12.5 is het volgende opgenomen: ‘Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaand beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.’
Daarnaast is in artikel 12.4 van deze verordening opgenomen: ‘Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de situatie waarin er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.’
De begrotingsonrechtmatigheid waarover gerapporteerd dient te worden is de overschrijding van € 4.096.490 op de lasten uit programma 5 Bestuurskracht.
De hogere lasten worden voornamelijk veroorzaakt doordat dat de uitgaven voor vluchtelingen uit Oekraïne en de Crisis noodopvang (CNO) in Putte niet in de begroting 2023 zijn opgenomen. Voor vergoeding van de gemaakte kosten gaan de rijksoverheid en het COA uit van normbedragen. De in de gemeente Woensdrecht werkelijke lasten zijn lager dan die normbedragen. Per saldo zijn de lasten dus hoger dan begroot, maar deze overschrijding wordt meer dan gecompenseerd door de hogere baten dan begroot. Hetgeen per saldo in 2023 heeft geleid tot een financieel overschot.
De uitgebreide toelichting op deze overschrijding is opgenomen in de toelichting op de jaarrekening 2023 bij de analyse van programma 5 Bestuurskracht, product Financiën.
Op basis van de voorgaand genoemde artikelen 12.4 en 12.5 uit de verordening financieel beleid, beheer en organisatie behoeft deze onrechtmatigheid niet nader toegelicht te worden.
In de tussentijdse rapportages over 2023 hebben we uw raad hierover op hoofdlijnen geïnformeerd.
Ad 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten).
Het totaal aan overschrijdingen van investeringsbudgetten bedraagt € 184.130,-.
Dit betreft het totaal van 18 kredieten, waarvan de overschrijding voor alle individuele kredieten de rapportagegrens van € 50.000,- niet overschrijdt.
In dit startjaar van de rechtmatigheidsverantwoording wenst het college toch een toelichting op hoofdlijnen te geven van de afwijkingen binnen de belangrijkste investeringsbudgetten.
Het totaal aan overschrijdingen op investeringsbudgetten die per 31-12-2023 worden afgesloten bedraagt € 29.293,- en bestaat hoofdzakelijk uit keuringen en aanpassingen volgens de NEN-normeringen van diverse sportaccommodaties en uitgaven binnen het plan verduurzaming gemeentelijk vastgoed 2022-2030.
Het totaalbedrag van de overschrijdingen op investeringsbudgetten die ook na 2023 doorlopen bedraagt € 154.837,-. Navolgend een korte toelichting op hoofdlijnen.
- In het programma sociaal domein hebben de verbouwingswerkzaamheden aan technische installaties en inventaris voor de realisatie van de integrale toegang geleid tot een overschrijding per 31-12-2023 van € 89.224,- (over 2022 was dat € 88.488,-). De verwachting is dat afronding van het project integrale toegang binnen het totaal budget te realiseren is. Hierover is ook in de jaarstukken 2022 gerapporteerd.
- In het programma Ruimte hebben diverse voorbereidingswerkzaamheden uit het MJOP sportaccommodaties 2021-2024 geleid tot een overschrijding van € 24.475,-.
- In het programma 3 Leefomgeving sluit het investeringsbudget voor de Geosite Groeve Boudewijn per 31-12-2023 met een negatief resultaat van € 36.259,-. Dit tekort wordt opgevangen door de nog te ontvangen subsidie.
Voor een nadere toelichting op de overschrijdingen op investeringsbudgetten wordt verwezen naar het overzicht lopende investeringen in deze jaarstukken 2023.
Voorwaardencriterium – Niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen
Jaarlijks verricht de gemeente een zogenaamde spendanalyse om vast te stellen of de Europese aanbestedingsrichtlijnen aantoonbaar zijn nageleefd. De onrechtmatigheid over 2023 door het niet naleven van deze Europese richtlijnen bedraagt € 45.938,- (in 2022 nog een bedrag van € 97.000,-).
De onrechtmatigheid betreft een inhuurcontract van een advies- en projectmanagementbureau op het gebied van grondzaken en anterieure overeenkomsten, dat niet volgens de EU-richtlijnen is aanbesteed.
Al vanaf 2022 heeft onze gemeente de onrechtmatigheid op dit contract geconstateerd en vastgelegd in de spend analyse.
In boekjaar 2024 is dit geen onrechtmatigheid meer, omdat de inhuur eind 2e kwartaal van 2023 is ondergebracht bij het Mobiliteitscentrum.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium - overkoepelend M&O beleid uit 2015
De gemeente Woensdrecht beschikt over een overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik, dat in 2015 is vastgesteld.
Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de volgende werkzaamheden verricht om vast te stellen dat geen sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording:
- De gemeente Woensdrecht heeft in haar belangrijkste financiële processen waarborgen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is het subsidieproces waar in de lijn waarborgen zijn getroffen en achteraf door de interne controle wordt vastgesteld dat er geen onrechtmatigheden zijn aangetroffen. In het interne controleplan zijn de belangrijkste financiële processen benoemd en hierop zijn (o.a.) rechtmatigheidscontroles verricht.
- We hebben kennisgenomen van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen. Hieruit blijken geen zaken die opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Uiteindelijk is ons niet gebleken dat er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik wat gemeld moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording dan wel in deze paragraaf bedrijfsvoering.
Algemene grondslagen voor Rechtmatigheidsverantwoording in jaarrekening
De in de jaarrekening 2023 opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie Woensdrecht 2023. Dat betekent dat:
- De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten en balansmutaties inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
- De criteria voor financiële rechtmatigheid te weten het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvatten:
- Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 28 maart 2024 door de raad is vastgesteld;
- Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie in artikel 12 is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.