Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen en omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken. 

 

 

Deze lijn-staf structuur bestond in 2023 uit twee lijnafdelingen waarbij de directe contacten met de inwoners voornamelijk zijn geclusterd binnen de afdeling 'dienstverlening'. De beleid- en beheertaken worden met name verzorgd door de afdeling 'ontwikkeling, beleid en beheer'. In de staf zijn de taken gericht op rechtmatigheid, bestuursondersteuning en bedrijfsvoering ondergebracht.

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en zitten in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij zijn uitgangspunten dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.
Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking, ISD Brabantse Wal en de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we in 2020 met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld, om efficiëntie te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen. In 2023 werden alle gemeenschappelijke regelingen tegen het licht gehouden vanwege de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Dit proces loopt nog en definitieve besluitvorming is voorzien  in het tweede kwartaal van 2024. Met name door herziening van de uitgangspunten voor regionale samenwerking zoals die zijn opgenomen in de Nota verbonden partijen en overige samenwerking in West-Brabant, verwachten we ook meer transparantie, efficiëntie en effectiviteit bij sturing op regionale samenwerking.

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2023 zijn deze afspraken verankerd in de nieuwe Financiele Verordening. Ondanks positieve financiële resultaten de afgelopen jaren, staan de meerjarige structurele financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen en het college wil tijdig verantwoording afleggen, zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig. 

De werkzaamheden van concern control zijn in 2023 voornamelijk gericht geweest op de werking van de gemeentelijke processen en projecten en op de verbetering ervan. De nadruk heeft gelegen op de optimalisering van het proces van uitvoering van de verbijzonderde interne controle, op organisatiebrede onderwerpen zoals inkoop en aanbesteding en op specifieke procesverbeteringen binnen Wmo, jeugdzorg en aanbestedingen. Ook zijn de noodzakelijke stappen genomen om voorbereid te zijn op het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring over 2023 door het college B&W. Inmiddels is duidelijk wat de consequenties van de rechtmatigheidsverantwoording zijn voor onze verbonden partijen, onze materiele processen en interne controles. 

Naast reguliere advisering aan bestuur en organisatie blijven de bewaking van de opvolging van wet- en regelgeving en richtlijnen en het vertalen van provinciale regelgeving en overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties  belangrijke aandachtspunten. Tenslotte zijn de voornaamste risico's in ons proces van fiscale beheersing geinventariseerd en is beoordeeld in welke mate onze huidige fiscale beheersmaatregelen passend en voldoende zijn.

De Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) rapporteert als ‘onafhankelijk intern toezichthouder’ jaarlijks over de naleving van de AVG en het gemeentelijk beleid op het gebied van (persoons)gegevensbescherming. Het niveau van informatieveiligheid is daar een onderdeel van. In algemene zin kan worden geconcludeerd dat de gemeente Woensdrecht voor wat betreft de naleving niet substantieel afwijkt van andere (vergelijkbare) gemeenten in de regio. De (governance)structuur die in de gemeente Woensdrecht voor het bereiken van de AVG-compliancy heeft opgezet werkt goed.

In 2023 is gewerkt aan de basis op orde qua opzet en bestaan. De werking vergt nog verdere inspanningen, evenals de PDCA inrichting. Er wordt geconstateerd dat de gemeentelijke organisaties uit een achterstand komen vergeleken met bijvoorbeeld gezondheidszorg of banken. Daarbij gesteld dat een gemeente beschikt over enorme hoeveelheid data waaronder persoonsgegevens. Data is het nieuwe goud, waardoor de gemeentelijke organisatie extra aantrekkelijk is voor criminelen. Voorbeelden zijn er te over. Alertheid is geboden. Veranderingen en nieuwe kwetsbaarheden volgen elkaar snel op. Het budget voor informatieveiligheid zal indrukwekkend moeten toenemen. Alle dreigingen voorkomen gaat niet lukken. Zonder uitputtend te zijn, zijn de belangrijkste aandachtspunten:

• Alle samenwerkingen met verbonden partijen dienen meer gemonitord te worden op status en performance informatieveiligheid. In het bijzonder de samenwerking met de gemeente Oosterhout in Equalit verband. De rekenkamercommissie Midden Brabant heeft een scherp oordeel over de samenwerking van de verschillende gemeenten in Equalit verband.
• Maatregelen welke voortvloeien voor gemeenten uit Europese wetgeving NIS 2 .
• Verplichtingen welke voortvloeien uit de EU Ai act.
• Migratie naar de cloud. Cloudbeleid ontbreekt.
• Verplichtingen uit de WPG. Toetsing vindt plaats in een audit welke in het FG-verslag wordt meegenomen.

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kunnen en zullen worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. In het Informatiebeleidsplan 2021-2024 worden de mogelijkheden geconcretiseerd en zijn in 2023 verder vertaald naar een uitvoeringsplan.

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

2023 heeft in het teken van de (door)ontwikkeling van de organisatie gestaan met als doel het huidige niveau van dienstverlening te behouden en te versterken. Na een gedegen analyse en met betrokkenheid van de medewerkers is door de gemeentesecretaris en management de ontwikkelrichting van de organisatie bepaald. Deze richting is vertaald in een viertal thema's die samen de ontwikkellijn voor de komende jaren vormen. Deze ontwikkellijnen zijn: Dienstverlening; Sturing, Personeel en Organisatie en het Stimuleren van kwaliteit en creativiteit. Deze ontwikkellijnen zijn niet volgtijdelijk maar vormen tezamen de rode draad voor de (door)ontwikkeling.  Om dit te faciliteren heeft het college in 2023 het besluit genomen om de organisatiestructuur aan te passen. Deze wijziging gaat per 1 januari 2024 in en biedt meer ruimte voor de ontwikkeling van het personeel en flexibiliteit van de organisatie.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage voor de ambtelijke organisatie (incl. griffie) is in 2023 gedaald van 6,5% naar 4,8%. Deze daling is onder andere gerealiseerd door een betere begeleiding en zorg voor onze werknemers.  Het ziekteverzuimpercentage voor de overheidssector was 5,8% per einde derde kwartaal 2023 (bron: CBS)

Integriteit
De aandacht voor het thema integriteit is geïntegreerd in de gesprekscyclus. De benoeming van twee interne vertrouwenspersonen naast de externe vertrouwens persoon werkt drempel verlagend en zij worden door medewerkers gevonden. De focus op integriteit heeft niet geleid tot meldingen over niet-integer gedrag, ongewenste omgangsvormen of psychosociale arbeidsbelasting.

Formatie per 31-12 in jaar:	Totaal FTE
2019	141,28
2020	135,65
2021	134,01
2022	135,40
2023	137,84

 

De ambities en opgaven uit het collegewerkprogramma 2022-2026 worden transparant gecommuniceerd. Het is belangrijk om laagdrempelig en tijdig te communiceren over de concrete uitvoering en de effecten ervan op de leefbaarheid in onze gemeente. We zetten hier diverse media voor in en hebben oog voor de verschillende doelgroepen. 

Het borgen van de juridische kwaliteit en dienstverlening binnen de organisatie blijft een speerpunt, waarbij de klanten zich welkom, gehoord en goed geholpen voelen. Hierbij gaat het om het op professionele en betrouwbare wijze organiseren van de juridische functie binnen de organisatie, het beschrijven en beperken van risico’s op concernniveau en het bieden van maatwerk. Er wordt daarbij actief ingezet op de juridische kennis van medewerkers en kwaliteit van producten. Dit doen we door het organiseren van interne audits, opstellen van jaarverslagen met bijbehorende aandachtspunten en kennisdeling. Hiermee wordt bereikt dat de verschillende vakdisciplines op de hoogte zijn van relevante wet- en regelgeving en de daarbij horende ontwikkelingen en dit kunnen toepassen in de dagelijkse werkzaamheden. 

Het (juridische) speelveld van de gemeente is uiterst dynamisch. Deze dynamiek zal zich doorgaans niet laten voorspellen, maar er wordt altijd geprobeerd om mogelijke kansen te benutten. Op het gebied van wetgeving is de invoering van de Omgevingswet de grootste (aankomende) opgave voor de gemeente op het niveau van beleid en uitvoering. Er wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven over alle juridische onderwerpen van het bestuur, de ambtelijke organisatie en klanten van buitenaf. Juridische procedures worden binnen de daarvoor gestelde termijnen afgehandeld. Als daarvan wordt afgeweken dan is dat in samenspraak met de wederpartij. Daarnaast wordt veel aandacht besteed aan implementatie van de Wet open overheid, (regionale) samenwerkingsrelaties, rechtmatigheidstoetsingen en de ontwikkeling en implementatie van regelgeving. 

Invoering rechtmatigheidsverantwoording
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf verslagjaar 2023 verschuift de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties van de externe accountant naar het college van burgemeester en wethouders (hierna: college). De accountant geeft vanaf verslagjaar 2023 alleen nog een oordeel over:
•    de getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
•    de rechtmatigheid over de baten, lasten en balansmutaties die samenhangen met de Sisa-verantwoording.

Aanpak verantwoording onrechtmatigheden
Het college van burgemeester en wethouders legt vanaf verslagjaar 2023 door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Aanvullend daarop wordt in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op fouten en onzekerheden boven de door de raad bepaalde rapportagegrens. De rapportagegrens is in artikel 10 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023 vastgelegd en bedraagt € 50.000,-. 
Dit is een afspraak waarbij de raad aangeeft boven welke rapporteringsgrens het college geconstateerde tekortkomingen in de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering moet toelichten. 
 
Verantwoording onrechtmatigheden
Navolgend is de toelichting opgenomen op alle afwijkingen die in de rechtmatigheids-verantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Begrotingscriterium – beschrijving begrotingsonrechtmatigheid
In de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023 hebben raad en college afspraken gemaakt welke begrotingsonrechtmatigheden nog moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

In artikel 12.5 is het volgende opgenomen: ‘Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaand beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.’

Daarnaast is in artikel 12.4 van deze verordening opgenomen: ‘Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de situatie waarin er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.’  

De begrotingsonrechtmatigheid waarover gerapporteerd dient te worden is de overschrijding van € 4.096.490 op de lasten uit programma 5 Bestuurskracht. 
De hogere lasten worden voornamelijk veroorzaakt doordat dat de uitgaven voor vluchtelingen uit Oekraïne en de Crisis noodopvang (CNO) in  Putte niet in de begroting 2023 zijn opgenomen. Voor vergoeding van de gemaakte kosten gaan de rijksoverheid en het COA uit van normbedragen. De in de gemeente Woensdrecht werkelijke lasten zijn lager dan die normbedragen. Per saldo zijn de lasten dus hoger dan begroot, maar deze overschrijding wordt meer dan gecompenseerd door de hogere baten dan begroot. Hetgeen per saldo in 2023 heeft geleid tot een financieel overschot.

De uitgebreide toelichting op deze overschrijding is opgenomen in de toelichting op de jaarrekening 2023 bij de analyse van programma 5 Bestuurskracht, product Financiën. 
Op basis van de voorgaand genoemde artikelen 12.4 en 12.5 uit de verordening financieel beleid, beheer en organisatie behoeft deze onrechtmatigheid niet nader toegelicht te worden.  
In de tussentijdse rapportages over 2023 hebben we uw raad hierover op hoofdlijnen geïnformeerd.

Ad 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten).
Het totaal aan overschrijdingen van investeringsbudgetten bedraagt € 184.130,-.
Dit betreft het totaal van 18 kredieten, waarvan de overschrijding voor alle individuele kredieten de rapportagegrens van € 50.000,- niet overschrijdt.
In dit startjaar van de rechtmatigheidsverantwoording wenst het college toch een toelichting op hoofdlijnen te geven van de afwijkingen binnen de belangrijkste investeringsbudgetten.

Het totaal aan overschrijdingen op investeringsbudgetten die per 31-12-2023 worden afgesloten bedraagt € 29.293,- en bestaat hoofdzakelijk uit keuringen en aanpassingen volgens de NEN-normeringen van diverse sportaccommodaties en uitgaven binnen het plan verduurzaming gemeentelijk vastgoed 2022-2030.   

Het totaalbedrag van de overschrijdingen op investeringsbudgetten die ook na 2023 doorlopen bedraagt € 154.837,-.  Navolgend een korte toelichting op hoofdlijnen.

• In het programma sociaal domein hebben de verbouwingswerkzaamheden aan technische installaties en inventaris voor de realisatie van de integrale toegang geleid tot een overschrijding per 31-12-2023 van € 89.224,- (over 2022 was dat € 88.488,-). De verwachting is dat afronding van het project integrale toegang binnen het totaal budget te realiseren is. Hierover is ook in de jaarstukken 2022 gerapporteerd.
• In het programma Ruimte hebben diverse voorbereidingswerkzaamheden uit het MJOP sportaccommodaties 2021-2024 geleid tot een overschrijding van € 24.475,-. 
• In het programma 3 Leefomgeving sluit het investeringsbudget voor de Geosite Groeve Boudewijn per 31-12-2023 met een negatief resultaat van € 36.259,-. Dit tekort wordt opgevangen door de nog te ontvangen subsidie.

Voor een nadere toelichting op de overschrijdingen op investeringsbudgetten wordt verwezen naar het overzicht lopende investeringen in deze jaarstukken 2023. 

Voorwaardencriterium – Niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen
Jaarlijks verricht de gemeente een zogenaamde spendanalyse om vast te stellen of de Europese aanbestedingsrichtlijnen aantoonbaar zijn nageleefd. De onrechtmatigheid over 2023 door het niet naleven van deze Europese richtlijnen bedraagt € 45.938,- (in 2022 nog een bedrag van € 97.000,-).

De onrechtmatigheid betreft een inhuurcontract van een advies- en projectmanagementbureau op het gebied van grondzaken en anterieure overeenkomsten, dat niet volgens de EU-richtlijnen is aanbesteed.

Al vanaf 2022 heeft onze gemeente de onrechtmatigheid op dit contract geconstateerd en vastgelegd in de spend analyse. 
In boekjaar 2024 is dit geen onrechtmatigheid meer, omdat de inhuur eind 2e kwartaal van 2023 is ondergebracht bij het Mobiliteitscentrum.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium - overkoepelend M&O beleid uit 2015
De gemeente Woensdrecht beschikt over een overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik, dat in 2015 is vastgesteld. 
Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de volgende werkzaamheden verricht om vast te stellen dat geen sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording:

1. De gemeente Woensdrecht heeft in haar belangrijkste financiële processen waarborgen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is het subsidieproces waar in de lijn waarborgen zijn getroffen en achteraf door de interne controle wordt vastgesteld dat er geen onrechtmatigheden zijn aangetroffen. In het interne controleplan zijn de belangrijkste financiële processen benoemd en hierop zijn (o.a.) rechtmatigheidscontroles verricht.
2. We hebben kennisgenomen van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen. Hieruit blijken geen zaken die opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Uiteindelijk is ons niet gebleken dat er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik wat gemeld moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording dan wel in deze paragraaf bedrijfsvoering.

Algemene grondslagen voor Rechtmatigheidsverantwoording in jaarrekening
De in de jaarrekening 2023 opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie Woensdrecht 2023. Dat betekent dat:

• De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten en balansmutaties inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
• De criteria voor financiële rechtmatigheid te weten het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvatten:
  • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 28 maart 2024 door de raad is vastgesteld;
  • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie in artikel 12 is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.