Paragraaf 9 Wet Open Overheid

Uit het in april 2023 gehouden inspectiebezoek van de archivaris blijkt het beeld van een organisatie dat op papier in control is voor wat betreft de informatiehuishouding. Er is een visie en er is beleid ten aanzien van de informatiehuishouding.

In de praktijk is de organisatie afhankelijk van de informatieproducten: de medewerkers die de documenten maken, de mailtjes schrijven en de systemen vullen met gegevens. De medewerkers zijn degenen die de eerste acties moeten ondernemen om informatie te kunnen beheren en terug te vinden. Op dat terrein zijn nog wat stappen te zetten. 

Sinds 5 juli 2022 zijn er twee contactpersonen voor de Woo aangewezen als bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid. Dit zijn de Informatiemanager Dienstverlening, of zijn plaatsvervanger, voor zowel stukken van zowel de Burgemeester als voor het College. Voor de gemeenteraad is dit de griffier of diens plaatsvervanger.

Daarnaast is er besloten de coördinatie van de Woo-verzoeken te beleggen bij de juristen. Dit om de termijnen te bewaken en de beantwoording van de Woo-verzoeken te verbeteren.

Voor de inwerkingtreding in mei 2022 werden er al enkele zaken gepubliceerd die door de Woo verplicht zouden worden. Zo werden de volgende stukken al gepubliceerd:

• Stukken gemeenteraad, behorend onder Vergaderstukken decentrale overheden (artikel 3.3 2c Woo);
• Jaarverslag klachten en bezwaarschriften, behorend onder Jaarplannen en verslagen (artikel 3.3 2g Woo).

Na de inwerkingtreding van de Woo zijn volgens artikel 3.1 ook de volgende categorieën informatie gepubliceerd:

• Bereikbaarheidsgegevens bestuursorgaan, organisatieonderdelen en de wijze voor het indienen van een informatie-/ Woo-verzoek (artikel 3.3 1e Woo);
• Organogram van de gemeente Woensdrecht, behorend onder Organisatie en werkwijze (artikel 3.3 1d Woo)

En de stukken:

• Voorafgaand aan de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders zijn de Agenda’s en besluitenlijsten gepubliceerd (44), (artikel 3.3 2d Woo);
• Er zijn zes Woo-verzoeken en -besluiten op de website gepubliceerd (hoofdstuk 4 Woo).

Deze stukken zijn te vinden op de website www.woensdrecht.nl onder de knop ‘Over de gemeente’ onder het kopje ‘Wet open overheid’. Daarnaast zijn de koppelingen naar deze stukken toegevoegd in de Woo-index.

De resultaatverplichting van de verschillende categorieën zullen naar verwachting in de periode tot 2027 ingaan. Van bovenstaande categorieën is de verwachting dat dit in de loop van 2024 verplicht zal worden.

De gemeente Woensdrecht is in een aanbestedingstraject voor het aanschaffen van een generieke oplossing voor de uitvoering van de Woo. Met deze oplossing wordt het voor medewerkers makkelijker om documenten te anonimiseren en te publiceren op het juiste platform.

In 2023 zijn van de subsidie de uren van de projectleider Woo betaald en de implementatie en licentiekosten van een anonimiseringstool. Daarnaast is het To-Taalhuis ingehuurd om tijdens awareness sessies de schrijfwijze en -stijl van medewerkers te verbeteren.