Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

Onder bedrijfsvoering verstaan we alles wat een bedrijf inzet om zijn producten en diensten te verlenen. Voor de gemeente Woensdrecht is de inzet van die middelen zinvol geweest als  inwoners, bestuur,  medewerkers en partners zich gehoord, gezien, gerespecteerd en welkom voelen. Wij willen samen maatschappelijke meerwaarde leveren die we met trots delen.

Om dit te bereiken streeft de gemeente naar verbetering en optimalisatie van de dienstverlening. Ze werkt vanuit de kernwaarden: eigen wijze, betrokken, daadkrachtig en dienstbaar. Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor het welzijn van klanten en partners, het bestuur en de collega's. De organisatie hanteert als uitgangspunt de opdracht van het college, dat samen met de gemeenteraad bepaalt wat het voor Woensdrecht wil bereiken.

Dit betekent dat de organisatie mee moet bewegen omdat inzichten veranderen en omdat de maatschappij niet voorspelbaar en maakbaar is.  Daarvoor passen we in voorkomende gevallen plannen aan als dat helpt om doelen te bereiken. Structuur wordt minder belangrijk dan samenwerken om het gezamenlijke doel te bereiken. Structuur is een middel om verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken toe te wijzen. Samenwerking met diverse in- en externe partners is essentieel om de doelen die het bestuur voor ogen heeft te bereiken.

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en zitten in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij zijn uitgangspunten dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.
Naast de inmiddels bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking West-Brabant, ISD Brabantse Wal en Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo is in 2024 het Pact van Moerdijk ondertekend dat de basis vormt voor de Stedelijke regio West-Brabant (SRWB). In de SRWB werken 7 gemeenten uit West-Brabant samen met het Waterschap en de provincie Noord-Brabant op onderwerpen als brede welvaart, ruimtelijke ordening en economie. We betrekken daar waar nodig ook onze triple helix partners bij uit onderwijs en bedrijfsleven en houden voor ogen dat we zaken efficiënt organiseren.

Op verzoek van de gemeenteraad heeft het college in 2020 de kwartaalrapportages ingevoerd voor een tussentijdse financiële verantwoording, naast de vaste producties in het kader van planning & control (perspectievennota, programmabegroting en jaarstukken).  In onderling overleg zijn frequentie en inhoud vastgesteld. In 2023 zijn deze afspraken verankerd in de nieuwe Financiële Verordening. Ondanks positieve financiële resultaten de afgelopen jaren, staan de meerjarige structurele financiën van gemeenten in het hele land onder druk. De raad wenst verantwoordelijkheid te kunnen nemen en het college wil tijdig verantwoording afleggen, zodat op tijd bijgestuurd kan worden indien nodig. 

De werkzaamheden van concern control zijn in 2024 voornamelijk gericht geweest op de werking en verbetering van de gemeentelijke processen en projecten. De nadruk heeft gelegen op de optimalisering van het proces van uitvoering van de verbijzonderde interne controle, op organisatiebrede onderwerpen zoals aanbesteding en projectmanagement en op specifieke verbeteringen binnen de processen Wmo en aanbestedingen. Ook over 2024 zijn we als gemeente voorbereid op het afgeven van de rechtmatigheidsverklaring door het college B&W. Tevens is invulling gegeven aan het aandeelhouderschap van Business Park Aviolanda B.V.  en de coordinatie van alle activiteiten vanuit onze gemeente ten behoeve van Business Park Aviolanda B.V. zoals op het gebied van ruimtelijke ordening en in gemeentelijke en provinciale procedures.  

Naast reguliere advisering aan bestuur en organisatie blijven de bewaking van de opvolging van wetgeving, regelgeving, richtlijnen en het vertalen van provinciale en overheidsregelgeving naar de gemeentelijke consequenties ervan belangrijke aandachtspunten. Tenslotte is beoordeeld in welke mate onze huidige fiscale beheersmaatregelen passend en voldoende zijn en zijn eerste stappen gezet richting fiscale beheersing.

Beschikbare data en technologische mogelijkheden bieden de gemeente kansen om gericht samen te werken en kennis en ervaringen van (keten)partners en inwoners te benutten. Dataverwerking, -ontsluiting en – analyse kunnen we gebruiken om maatschappelijke opgaven te bereiken. Data wordt gegenereerd door mensen, apparaten, publieke en private organisaties. De hoeveelheid data die beschikbaar is in geautomatiseerde systemen neemt toe. Technische ontwikkelingen zorgen ervoor dat deze data beter en sneller gecombineerd en benut kunnen en zullen worden. De inwoner verwacht van ons dat we onze dienstverlening verbeteren door techniek en data slim te combineren. En ook de beleidsontwikkeling wordt in toenemende mate op data gebaseerd. In het Informatiebeleidsplan 2021-2024 zijn de mogelijkheden reeds geconcretiseerd en in de praktijk uitgevoerd. Dit Informatiebeleidsplan is inmiddels vervangen door het aan het einde van 2024 vastgestelde Informatiebeleidsplan 2025-2028. Ook dit plan, met als subtitel ‘Wendbare informatievoorziening in een digitale samenleving’, richt zich in het kader van de ontwikkeling naar een ‘informatie gestuurde organisatie’ op een – in basis –  goede informatiehuishouding en -voorziening en biedt hiervoor concrete uitgangspunten en handvaten.

In 2024 is het Bedrijfs Coninuïteits Plan (BCP) opgesteld. Dit plan voorziet in het continueren van onze bedrijfsvoering en dienstverlening bij calamiteiten. In 2025n wordt het plan door het college vastgesteld en worden de deelprocessen c.q. actieplannen verder uitgewerkt.

We kennen binnen de begroting een apart product 'overhead'. Hierover staat in het BBV in artikel 1  ´alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Daarnaast schrijft de BBV voor hoe de toerekening van overhead in de begroting en jaarstukken moet geschieden. Uitgangspunt daarbij is dat (andere uitvoerings-) kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend.  

De organisatiestructuur die per 1 januari 2024 van kracht werd heeft gezorgd voor een meer directe sturing vanuit de directie. Het management heeft, naast de coaching en sturing van de toegewezen teams, een belangrijke rol in de sturing van de organisatie. Onder leiding van de algemeen directeur/gemeentesecretaris zijn we voortvarend aan de slag gegaan  waarbij de focus op de verbinding met, en dienstverlening aan, de inwoners, ondernemers en partners  onverminderd blijft. Om de dienstverlening zo optimaal mogelijk vorm te geven moeten we beschikken over de juiste mensen. Ondanks een voortdurende krapte op de arbeidsmarkt weet de organisatie nog steeds goede mensen aan te trekken. Om dit zo te houden is er constant aandacht voor goed werkgeverschap en het vinden, binden en boeien van mensen die bij ons willen werken. 

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage voor de ambtelijke organisatie (incl. griffie) is in 2024 licht gestegen van 4,8% naar 5,0%. Doordat de begeleiding en zorg voor onze werknemers is geborgd in de organisatie is er continu aandacht voor verzuim en herstel. Het ziekteverzuimpercentage voor de overheidssector was 5,7% per einde derde kwartaal 2024 (bron: CBS)

Integriteit
De aandacht voor het thema integriteit is geïntegreerd in de gesprekscyclus. De benoeming van twee interne vertrouwenspersonen naast de externe vertrouwens persoon werkt drempel verlagend en zij worden door medewerkers gevonden. De focus op integriteit heeft niet geleid tot meldingen over niet-integer gedrag, ongewenste omgangsvormen of psychosociale arbeidsbelasting.

De ambities en opgaven uit het collegewerkprogramma 2022-2026 worden transparant gecommuniceerd. Het is belangrijk om laagdrempelig en tijdig te communiceren over de concrete uitvoering en de effecten ervan op de leefbaarheid in onze gemeente. We zetten hier diverse media voor in en hebben oog voor de verschillende doelgroepen. 

Juridische kwaliteit

Het borgen van de juridische kwaliteit en dienstverlening binnen de organisatie blijft een speerpunt, zodat de klanten zich welkom, gehoord en goed geholpen voelen. Hierbij gaat het om het op professionele en betrouwbare wijze organiseren van de juridische functie binnen de organisatie, het beschrijven en beperken van risico’s op concernniveau en het bieden van maatwerk. Daarbij wordt ingezet op de juridische kennis van medewerkers en de kwaliteit van producten. Dit doen we door het organiseren van interne processen, door het opstellen van jaarverslagen met bijbehorende aandachtspunten en door kennisdelen, ook buiten het eigen team en de eigen organisatie. Hiermee wordt bereikt dat de verschillende vakdisciplines op de hoogte zijn van relevante regelgeving en van de daarbij horende ontwikkelingen en dat zij dit kunnen toepassen in de dagelijkse werkzaamheden. Er wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven over alle juridische onderwerpen aan bestuurders, aan de ambtelijke organisatie en aan klanten van buiten.

Het (juridische) speelveld van de gemeente is uiterst dynamisch. Deze dynamiek zal zich doorgaans niet laten voorspellen, maar er wordt altijd geprobeerd om mogelijke kansen te benutten. Op het gebied van wetgeving is de invoering van de Omgevingswet de grootste opgave voor de gemeente op het niveau van beleid en uitvoering. Door een reeks personeelswisselingen in 2023 is een achterstand opgelopen bij de tijdige afhandeling van juridische procedures, maar die achterstand was aan het einde van 2024 ingelopen. Daardoor worden juridische processen weer binnen de daarvoor gestelde termijnen afgehandeld. Als daarvan wordt afgeweken dan is dat in samenspraak met de wederpartij. Daarnaast wordt alvast aandacht besteed aan implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de nieuwe Wet Markt en Overheid. 

Klachtbehandeling

In 2024 zijn 25 klachten ontvangen. Dat is iets meer dan vorig jaar: 

• 2021: 24 klachten
• 2022: 31 klachten
• 2023: 19 klachten

Van de 25 klachten konden er 17 informeel worden afgedaan (bijvoorbeeld door het organiseren van een gesprek, het nemen van maatregelen, het doorverwijzen naar een andere organisatie of door intrekking van de klacht. De overige 8 klachten hebben geleid tot een formeel besluit. In 2 zaken is de klacht gegrond verklaard en in 6 zaken ongegrond verklaard.

De meeste (18) klachten gingen over het functioneren van de gemeente. In 14 zaken werd geklaagd over het leveren van slecht werk (denk aan: niet maaien, niet verwarmen van een gemeentegebouw, niet optreden tegen een gemelde overtreding, het geven van verkeerde informatie over de geldigheid van een paspoort). In 4 zaken werd de gemeente verweten dat er sprake was van vooringenomenheid.

In 5 gevallen werd geklaagd over het uitblijven van een reactie op een ingediende vraag of op een ingediende melding.

In 2 gevallen werd geklaagd over de persoonlijke bejegening door een medewerker, zoals de houding van een boa bij het uitschrijven van een boete.

Van de 25 klachten zijn er in 2024 20 afgehandeld. 5 klachten waren eind 2024 nog in behandeling. Voor een volledig overzicht van afgedane klachten, uitgesplitst naar teams en de wijze van afdoening, verwijzen we u naar onderstaand schema:

Van de Nationale Ombudsman hebben we vernomen dat zij in 2024 8 klachten over de gemeente Woensdrecht hebben ontvangen. Daarvan zijn er 7 informeel afgedaan zonder inbreng van de gemeente Woensdrecht. De 8e klacht (over het geven van verkeerde informatie over de geldigheid van een paspoort) is door de Nationale Ombudsman ongegrond verklaard.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording
Door invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties verschoven van de accountant naar het college van burgemeester en wethouders (hierna: college). De accountant geeft over het  verslagjaar alleen nog een oordeel over:

• de getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.
• de rechtmatigheid over de baten, lasten en balansmutaties die samenhangen met de Sisa-verantwoording.

Aanpak verantwoording onrechtmatigheden
Het college van burgemeester en wethouders legt over verslagjaar 2024 door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Aanvullend daarop wordt in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op fouten en onzekerheden boven de door de raad bepaalde rapportagegrens. Deze rapportagegrens is in artikel 10 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023 vastgelegd en bedraagt € 50.000. 
 
Verantwoording onrechtmatigheden
Navolgend is de toelichting opgenomen op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Begrotingscriterium – beschrijving begrotingsonrechtmatigheid
In de verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Woensdrecht 2023 hebben raad en college afspraken gemaakt welke begrotingsonrechtmatigheden nog moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Op advies van onze accountant is artikel 12 van onze verordening  financieel beleid, beheer en organisatie met terugwerkende kracht per 1 januari 2024 gewijzigd i.v.m. de rechtmatigheidsverantwoording. De aangepaste verordening is op 13 februari 2025 door de raad vastgesteld.

In artikel 12.5 is de volgende passage opgenomen: ‘Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaand beleid van de raad worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.’

Artikel 12.4 van de aangepaste verordening luidt: ‘Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing. 

a. Overschrijding van lasten wordt als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• er is sprake van een overschrijding van lasten waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
• er is sprake van een overschrijding van lasten van een open-eind regeling.
• de  overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.  

b. Overschrijding van baten en onderschrijding van baten, lasten en investeringskredieten zijn rechtmatig mits de raad tijdig is geïnformeerd. De raad is tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen door vermelding van de afwijking met een toelichting in tussentijdse rapportages of bij de jaarrekening.

De onrechtmatige budgetoverschrijdingen worden in dit jaarverslag uitgebreider inhoudelijk toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Belangrijkste oorzaak is het niet ramen van baten en lasten voor onderwerpen waar ook grote inkomsten tegenover staan (opvang Oekraïense vluchtelingen, opvang asielzoekers en tijdelijke exploitatie MFC Het Kloosterhof). Op basis van onze financiële verordening is dit een juiste werkwijze. Echter blijkt dit nu voor de rechtmatigheidsverantwoording te leiden tot € 6,8 miljoen aan acceptabele onrechtmatigheden, waardoor Woensdrecht de 1%-norm overschrijdt. Zonder deze "technische" onrechtmatigheden zou Woensdrecht ruim onder deze 1%-norm zijn gebleven en had het college kunnen verklaren dat het volledig rechtmatig heeft gehandeld. 

De betreffende onderwerpen lopen ook nog door in 2025. Daarom worden in 2025 via de kwartaalrapportage wel de baten en lasten voor dit soort onderwerpen geraamd, om herhaling van deze grote "technische" onrechtmatigheid te voorkomen.  Voor de latere jaren wordt de manier van begroten vanzelfsprekend ook aangepast.

Ook de niet-conform BBV manier van verwerken van het positieve resultaat op de afvalinzameling is een "technische" begrotingsonrechtmatigheid. Met ingang van deze jaarrekening is de manier van verwerken juist. Deze acceptabele onrechtmatigheid is daardoor eenmalig en vraagt geen aanvullende beheersmaatregelen.

De onrechtmatigheid op investeringsbudgetten van € 114.029 betreft elf overschrijdingen, ieder onder de rapportagegrens van € 50.000 per krediet. Deze elf kredieten worden afgesloten in 2024. In het overzicht lopende investeringen zijn deze opgenomen inclusief een toelichting per krediet. De best passende beheersmaatregel is goede kredietbewaking. Daarbij moet wel in gedachten worden gehouden dat altijd onverwachte zaken plaats kunnen vinden en de overschrijdingen slechts elf kredieten betreft, en per krediet het budget slechts met een beperkt bedrag is overschreden.

Voorwaardencriterium – Niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Jaarlijks verricht de gemeente Woensdrecht een zogenaamde spendanalyse om vast te stellen of de Europese aanbestedingsrichtlijnen aantoonbaar zijn nageleefd. De onrechtmatigheid over 2024 door het niet naleven van deze Europese richtlijnen bedraagt € 69.706 (in 2023 van € 45.938,-). Deze onrechtmatigheid betreft werkzaamheden in het kader van reinigen van riolen en gemalen. In 2025 zal een nieuwe aanbesteding worden opgestart.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium - overkoepelend M&O beleid
De gemeente Woensdrecht beschikt over een overkoepelend beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik, dat in 2015 is vastgesteld. 
Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de volgende werkzaamheden verricht om vast te stellen dat geen sprake is van misbruik en/of oneigenlijk gebruik in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording:

1. De gemeente Woensdrecht heeft in haar belangrijkste financiële processen waarborgen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is het subsidieproces waar in de lijn waarborgen zijn getroffen en achteraf door de interne controle wordt vastgesteld dat er geen onrechtmatigheden zijn aangetroffen. In het interne controleplan zijn de belangrijkste financiële processen benoemd en hierop zijn (o.a.) rechtmatigheidscontroles verricht.
2. We hebben kennisgenomen van het jaarverslag van de vertrouwenspersonen. Hieruit blijken geen zaken die opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Uiteindelijk is ons niet gebleken dat er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik wat gemeld moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording dan wel in deze paragraaf bedrijfsvoering.

Algemene grondslagen voor Rechtmatigheidsverantwoording in jaarrekening
De in de jaarrekening 2024 opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie Woensdrecht 2023 en 2025 (alleen voor wat betreft artikel 12). Dat betekent dat:

• De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten en balansmutaties inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
• De criteria voor financiële rechtmatigheid te weten het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvatten:
  • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 13 februari 2025 door de raad is vastgesteld;
  • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie in artikel 12 is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.