Paragraaf 9 Wet Open Overheid

Uit het in april 2023 gehouden inspectiebezoek van de archivaris blijkt het beeld van een organisatie dat op papier in control is voor wat betreft de informatiehuishouding. Er is een visie en er is beleid ten aanzien van de informatiehuishouding.

In de praktijk is de organisatie afhankelijk van de informatieproducten: de medewerkers die de documenten maken, die mailtjes schrijven en de systemen vullen met gegevens. De medewerkers zijn degenen die de eerste acties moeten ondernemen om informatie te kunnen beheren en terug te kunnen vinden.  

Sinds 5 juli 2022 zijn twee contactpersonen voor de Woo aangewezen als bedoeld in artikel 4.7 van de Wet open overheid aangewezen. Dit zijn de Informatiemanager van het team Informatie & ondersteuning (I&O) of diens plaatsvervanger, voor de bestuursorganen college en burgemeester. Voor het bestuursorgaan gemeenteraad is dit de griffier (of diens plaatsvervanger).

De coördinatie van Woo-verzoeken is belegd bij het management. 

Voor de inwerkingtreding in mei 2022 werden er al enkele zaken gepubliceerd die door de Woo verplicht zouden worden. Zo werden de volgende stukken al gepubliceerd:

• Stukken gemeenteraad, behorend onder Vergaderstukken decentrale overheden (artikel 3.3 2c Woo).
• Jaarverslag klachten en bezwaarschriften, behorend onder Jaarplannen en verslagen (artikel 3.3 2g Woo).

Na de inwerkingtreding van de Woo zijn volgens artikel 3.1 ook de volgende categorieën informatie gepubliceerd:

• Bereikbaarheidsgegevens bestuursorgaan, organisatieonderdelen en de wijze voor het indienen van een informatie-/ Woo-verzoek (artikel 3.3 1e Woo).
• Organogram van de gemeente Woensdrecht, behorend onder Organisatie en werkwijze (artikel 3.3 1d Woo).

En de stukken:

• Voorafgaand aan de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders zijn de Agenda’s en besluitenlijsten gepubliceerd (44), (artikel 3.3 2d Woo).
• De Woo-verzoeken en -besluiten zijn op de gemeentelijke website gepubliceerd (hoofdstuk 4 Woo).
• Verder zijn ook de convenanten (artikel 3.3 2f Woo) en jaarplannen en -verslagen (artikel 3.3 2g Woo) sinds 2024 op de website beschikbaar.

Deze stukken zijn te vinden op de website www.woensdrecht.nl onder de knop ‘Over de gemeente’ onder het kopje ‘Wet open overheid’. Daarnaast zijn de koppelingen naar deze stukken toegevoegd in de Woo-index.

De resultaatverplichting van de verschillende categorieën zal naar verwachting in de periode tot 2027 ingaan. 

De gemeente Woensdrecht is in 2024 samen met Equalit een aanbestedingstraject gestart voor het aanschaffen van een generieke oplossing voor de uitvoering van de Woo. Met deze oplossing wordt het voor medewerkers makkelijker om documenten te anonimiseren en te publiceren op het juiste platform. Het vinden van een juiste aanbieder blijkt ingewikkelder dan verwacht, waardoor het aanbestedingstraject opnieuw is opgestart.

De subsidie is in 2024 aangewend ter financiering van de uren van de projectleider Woo  en de licentiekosten van een anonimiseringstool.