Paragraaf 6 Bedrijfsvoering

De flexibiliteit van de ambtelijke organisatie is ook in 2021 door het voortduren van de coronacrisis op de proef gesteld. Hierbij is een doorlopend groot beroep gedaan op de veerkracht van de medewerkers in het omgaan met alle veranderingen en uitdagingen. Door hun betrokkenheid en inzet is de dienstverlening aan de inwoners, ondernemingen in en partners van onze gemeente onverminderd doorgegaan.

Waar in 2021 sprake was van een crisissituatie, is het omgaan met corona in 2021 steeds meer tot het reguliere werk gaan behoren. Het meebewegen met de (landelijke) maatregelen vroeg weliswaar veel flexibiliteit, maar tegelijkertijd is onze bedrijfsvoering hier steeds beter op ingespeeld geraakt.

Naast de aandacht die we hebben besteed aan het omgaan met de veranderingen, blijven we ook nadrukkelijk kijken naar onze bedrijfsvoering. We geven invulling aan de opgelegde taakstelling bedrijfsvoering en met het invoeren van een reserve personele veerkracht hebben we onze slagkracht vergroot, waardoor we snel kunnen schakelen bij (voorziene en onvoorziene) personele knelpunten.

De organisatiestructuur, zoals in onderstaand organogram is weergegeven, is in 2021 onveranderd gebleven. De wijzigingen van 2017 (doorontwikkeling) en 2019 (transformatie bedrijfsvoering) zijn effectief gebleken. We blijven echter continu op zoek naar verbetermogelijkheden. Mocht een aanpassing in de organisatiestructuur hieraan bijdragen dan zullen we dit te allen tijde voorstellen aan het bestuur.

 

Samenwerking zit in de genen van de gemeente Woensdrecht en beperkt zich niet alleen tot de eigen organisatie. Bestuur en organisatie werken samen met partners en participeren in verschillende samenwerkingsverbanden. Daarbij zijn uitgangspunten dat dit toegevoegde waarde voor onze inwoners moet hebben en dat de Woensdrechtse identiteit niet verloren gaat.

 

Naast de bekende deelnemingen en samenwerkingen zoals Saver, Belastingsamenwerking, ISD Brabantse Wal en de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant werken we ook op andere manieren samen. Zo hebben we met de gemeenten Zundert, Halderberge, Rucphen en Steenbergen de functie van functionaris gegevensbescherming ingevuld, om efficiëntie te verhogen en kwetsbaarheid te verminderen.

Vanuit het BBV speelden er in 2021 geen nieuwe zaken.

In 2019 is gestart om de raad, naast de vaste Planning & Control momenten (Perspectievennota, Programmabegroting en Jaarstukken), tussentijds te informeren over de financiële stand van zaken. In 2021 hebben we voortgebouwd op het in 2020 samen met de raad ontwikkelde format.

Daarnaast stond 2021 in het teken van de ingebruikname van een nieuw publicatieplatform voor onze P&C documenten. Met ingang van de Programmabegroting 2022 zijn alle P&C documenten inclusief de kwartaalrapportages (vanaf kwartaal 1 2022) ook te vinden via https://woensdrecht.begrotingonline.nl.

Qua control heeft de nadruk gelegen op de inrichting en verbeteringen van de interne beheersing van en controle op onze processen, procedures en projecten. Door opvolging van de bevindingen uit de management letter worden belangrijke verbeteringen in onze processen en procedures doorgevoerd en daarmee de interne beheersing verbeterd. In 2021 is ook uitvoering gegeven aan de interne controles, is veel nadruk gelegd op de opstelling van de aanbestedingsanalyse, is de jaarcontrole van onze accountant Baker Tilly begeleid en zijn verdere voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2022, die een grotere verantwoording voor de rechtmatigheid neerlegt bij het college. Samen met college en raad zijn de eerste stappen qua invoering gezet, met name gericht op verduidelijking en praktische uitwerking. 

In 2021 zijn procesbeschrijvingen van onze hoofdprocessen verduidelijkt om het inzicht te vergroten en om de huidige beheersingsmaatregelen te beoordelen, zijn beleidsaanpassingen doorgevoerd in ons inkoopbeleid en de vastlegging van verplichtingen en prestatieleveringen. Daarnaast is de controle aanpak opgesteld voor inkopen en personele lasten en is de aanpak afgestemd en akkoord bevonden door onze externe accountant. Wijzigingen in regelgeving en richtlijnen zijn vertaald naar praktische consequenties voor onze organisatie. Ook de vertaling van provinciale en overheidsregelgeving naar gemeentelijke consequenties is als jaarlijkse activiteit voor concern control uitgevoerd. Afspraken zijn gemaakt met de belastingdienst om door zelftests met betrekking tot de BTW invulling te geven aan horizontaal toezicht en als opmaat naar het doorontwikkeld horizontaal toezicht. Het belang van een passende fiscale control neemt toe. Op regionaal niveau zijn de stappen in de processen jeugd en Wmo binnen het sociaal domein afgestemd om te komen tot een mate van standaardisatie en is gestart met het verkennen van de mogelijkheden om samen te werken op het gebied van de uitvoering van de interne controles en inzake diverse aspecten van de Rechtmatigheidsverantwoording. Tenslotte is, vanuit de adviserende rol, concern control betrokken bij verbonden partijen als Aviolanda, ISD en bij huisvesting scholen, zoals IKC Woensdrecht. 

Ter uitvoering van het Collegewerkprogramma, het Informatiebeleidsplan en rekening houdend met maatschappelijke en technologische ontwikkelingen hebben in 2021 o.a. de volgende realisaties, activiteiten en ontwikkelingen plaatsgevonden:

• Het DataLab heeft een aantal dashboards en data-analyses ontwikkeld, waardoor er in toenemende mate datasturing door de organisatie plaats kan vinden;
• In algemene zin zijn activiteiten uitgevoerd die borgen dat (tijdig) wordt voldaan aan (nieuwe) wettelijke eisen, zoals de Archiefwet, de Wet Open Overheid en de Wet Basisregistratie Ondergrond, alsmede aan de kwaliteitseisen die aan de wettelijke basisregistraties worden gesteld;
• In het kader van de invoering van de Omgevingswet heeft in Equalit-verband de implementatie van een nieuwe applicatie Vergunningen. Toezicht en Handhaving plaats gevonden. Tot slot is geborgd dat de applicatie voor de (publicatie van) ruimtelijke plannen voldoet aan de eisen die de (nog in te voeren) Omgevingswet daaraan stelt;
• Het Informatiebeleidsplan is vastgesteld. Vanuit de focus van informatievoorziening is het doel van dit plan gelegen in het slagvaardig realiseren van de politiek-bestuurlijke ambities, het (blijven) voldoen aan wettelijke eisen en efficiënt en flexibel meebewegen met de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.

Tot slot: in het kader van de coronapandemie zijn ook in 2021 de nodige activiteiten uitgevoerd die te maken hebben met een goede facilitering van het thuiswerken, bijvoorbeeld de uitrol van MS Teams, het borgen van de (informatie)veiligheid en het verstrekken van thuiswerkfaciliteiten als laptops, computerschermen en bureaustoelen. Daarnaast werkt de coronapandemie duidelijk als ‘katalysator’ voor de ontwikkeling van ‘het nieuwe werken’. Vanuit ICT-optiek is/wordt nadrukkelijk bijgedragen aan visievorming, scenario’s en (facilitering van/ondersteuning bij) concrete invoering.

We kennen binnen de begroting een apart product Overhead. Onder ´overhead´ verstaat het BBV in artikel 1 ´het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces´. Om te voorkomen dat er verschillen ontstaan in de wijze van toerekening van overhead is een algemene definitie van overhead in artikel 1 van het BBV voorgeschreven. Uitgangspunt van deze definitie is overigens dat (andere uitvoerings-)kosten zoveel mogelijk direct aan de betreffende taken/activiteiten worden toegerekend. Dit uitgangspunt wordt vanzelfsprekend gehanteerd.

De Gemeente Woensdrecht als werkgever stimuleert innovatie en waardeert inzet en houding met erkenning en respect. We investeren in ons personeel en betekenisvol werk door onze medewerkers de kans te bieden hun talenten te ontdekken en te ontwikkelen. We optimaliseren de inzetbaarheid van medewerkers door te streven naar het juiste talent op de juiste plaats, nu en in de toekomst.

Ziekteverzuim

De sectorale verzuimnorm ligt voor 2020 op gemiddeld 5,1%. In 2021 is het verzuimpercentage voor onze organisatie 9,0%. Dit hoge verzuimpercentage wordt met name veroorzaakt door een aantal langdurig ziektegevallen mede als gevolg van Covid-19. 

Integriteit

Integriteit staat op de agenda bij alle bestuurlijke gremia en de ambtelijke organisatie. De grondslag voor integriteit is als gevolg van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren veranderd. Vanaf 1 januari 2020 is de Ambtenarenwet 2017 het wettelijke kader voor de ambtenaren. Voor politiek ambtsdragers is dit de gemeentewet gebleven. Het nieuw opgestelde integriteitsbeleid is vastgesteld en opgenomen in het personeelshandboek, dit beleid maakt onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden. Er zijn in 2021 geen integriteitsschendingen gemeld.

Het bestuur heeft op allerlei manieren getoond betrokken te zijn bij (ontwikkelingen in) de samenleving. Al was het door de coronabeperkingen vaak kleinschaliger van opzet, online of via een alternatieve manier: binnen de mogelijkheden die er waren is er verbinding tot stand gebracht. Mede dankzij de online monitoring tool bleef er goed zicht op wat er speelde in de samenleving en hoe inwoners tegen zaken zoals coronabeperkingen- en versoepelingen of het vuurwerkverbod tijdens de jaarwisseling aankeken. Persbijeenkomsten en -momenten zijn doorgegaan, hetgeen heeft bijgedragen aan de beeldvorming over en het imago van de gemeente via de media.

Aan het einde van het jaar is gestart met de vernieuwing van de gemeentelijke website. De website heeft niet alleen een nieuwe uiterlijk gekregen, maar ter verbetering van de dienstverlening is ook aan de zoekmachine gewerkt, is een nieuwe menustructuur aangebracht en zijn de teksten toegankelijker gemaakt. De website is vooral gericht op gemeentelijke producten en diensten en nieuws publiceren we online voornamelijk via social media. Op social media is interactie met de lezer mogelijk en we zien dan ook een toename in webcare. Door de coronacrisis en de vernieuwing van de website zijn communicatie en dienstverlening (servicelijn en kwaliteitsmedewerker dienstverlening) op een organische manier meer samen gaan werken. 

In 2021 is op verschillende manieren gewerkt aan het borgen van de juridische kwaliteit binnen de organisatie. Informatiedeling vindt plaats door een juridisch vakberaad, waarin verschillende disciplines binnen de gemeente zijn vertegenwoordigd en dus een goede representatie vormt van de organisatie. Ook is er dit jaar meermaals een presentatie gegeven met betrekking tot de Algemene wet bestuursrecht om het algehele niveau binnen de verschillende afdelingen omhoog te krijgen. Controle en verbetering van producten vindt plaats door juridische audits, waarbij producten, beleidstukken, overeenkomsten etc. juridisch worden getoetst. Daarnaast worden bevindingen aan de hand van klachten en bezwaarschriften altijd teruggekoppeld aan de organisatie, zodat geconstateerde gebreken in de toekomst niet meer plaatsvinden. Ook is de mandaatregeling aangepakt, waardoor deze praktisch uitvoerbaarder is en minder overbodige mandaten kent. Tot slot wordt het team Juridische Zaken regelmatig gevraagd om mee te denken over de inhoud van collegevoorstellen, verordeningen, beleidsstukken, aanbestedingen etc. waardoor controle aan de voorkant van het proces meer wordt geborgd.

In 2021 is ondersteuning geboden bij de implementatie van verschillende wetten. De Wet elektronische publicaties is op 1 juli 2021 in werking getreden. De wet verplicht tot het publiceren van alle geldende beleidsregels per 1 juli 2022. In 2020 is gestart met de inventarisatie van deze beleidsregels. Het wetsvoorstel voor de Wet open overheid is op 26 januari jl. met een reeks moties en amendementen aangenomen door de Tweede Kamer. Als deze worden aangenomen, dan zal de Wet open overheid waarschijnlijk in de loop van 2022 in werking treden. De Omgevingswet treedt naar verwachting op 1 januari 2023 in werking. Door deelname aan de stuurgroep Omgevingswet, wordt de juridische kwaliteit van de nieuwe producten en werkwijzen geborgd. Tot slot ligt er momenteel een nota van wijziging van het voorstel van wet tot wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is wederom uitgesteld en zal nu naar verwachting op 1 januari 2023 in werking treden.

Stichting Inkoopbureau West-Brabant (SIW) versterkt kwantitatief en kwalitatief de inkoopfunctie van onze gemeente. De inkoopadviseur werkt volgens een vooraf vastgesteld werkplan. Evaluatie van het verloop van dit plan vindt plaats na afloop van het betreffende dienstjaar. Waar mogelijk wordt gebruikgemaakt van aansluiting bij regionale projecten indien sprake is van soortgelijke aankopen c.q. aanbesteding van nieuwe contracten. Belangrijke uitgangspunten zijn de Aanbestedingswet en het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.